Забавно видеть, как быстро наши технологические решения превращаются из надежных цифровых решений в хрупкие цифровые проблемы. Возьмем, к примеру, электронную почту. Наличие учетной записи электронной почты означает, что вы никогда не потеряете отправленное вам сообщение, верно? Недостатком является то, что вы никогда не сможете найти сообщение, если количество хранимых вами писем увеличится, и в основном вся почта хранится в одном месте на вашем компьютере и поэтому уязвима для потери.
Конечно, возможно, что на вашем компьютере есть резервная копия (и вам действительно следует это сделать, если вы только что поняли, что это не так), но наличие резервной копии — это одно, а восстановление электронной почты обратно в почтовую программу — другое.
Делаем вручную
Самый быстрый и простой способ резервного копирования важных электронных писем — это, конечно же, перетащить их в папку и сохранить на USB-накопителе. Большинство почтовых программ на большинстве платформ открывают незакрепленное электронное письмо, которое, вероятно, будет содержать какие-либо вложения. Это все хорошо, но особенность почтового клиента в том, что он хранит ваши электронные письма в (теоретически) доступной для поиска базе данных. Независимая коллекция файлов в папке обеспечивает безопасность данных, но это ни в коем случае не ресурс, доступный для поиска.
Вы можете быт
Делаем вручную
ованными и перетаскивать электронные письма с информацией об активации учетной записи, серийных номерах продуктов, квитанциях о покупках и т. д., но постоянно обновлять все это вручную — это немного утомительно.Бесплатные решения
Решение – служба архивирования электронной почты. Вы найдете множество услуг, но большинство из них имеют очень корпоративный тон. Некоторые из них существуют, в частности популярное решение Почтовый магазин , которое предлагает бесплатную версию своего корпоративного программного обеспечения для домашнего использования.
Это гораздо лучшее решение для обеспечения безопасности вашей электронной почты, причем не только безопасное, но и доступное. Помимо резервного копирования ваших электронных писем в удаленное цифровое хранилище, вы можете восстановить свои электронные письма обратно в то место, где они были созданы, в вашем клиентском программном обеспечении. Вы также можете выполнить поиск по электронной почте в резервной копии на предмет соответствующих сведений, таких как отправитель и даты.
Самый большой плюс использования специальной службы архивирования электронной почты по сравнению с обычным резервным копированием за пределами офиса или выполнением этого вручную прост: ваши электронные письма можно не толь
Бесплатные решения
вать. В качестве дополнительного преимущества это также означает, что хранение вашей электронной почты во внешней базе данных также упрощает миграцию вашей электронной почты. Если вы меняете компьютеры, например, обновляете свой основной настольный компьютер, одной из самых больших проблем является необходимость запускать почтовый клиент с нуля, не имея доступа к устаревшей почте.Благодаря резервной копии, которую можно легко восстановить для любого клиента, вы можете просто получить все электронные письма от своего начальника, жены, основного поставщика программного обеспечения и продолжить работу, как будто ничего не произошло. Это намного проще, чем развертывать инструменты экспорта и импорта электронной почты или взламывать базы данных вручную, что долгое время было стандартным решением.
Поскольку мы приближаемся к тому времени, когда вся ваша рабочая и домашняя жизнь будет храниться в электронной почте, имеет смысл принять меры для ее защиты.
На практике
На примере Mailstore, он очень прост в использовании. После загрузки и установки программного обеспечения при его запуске вы попадаете на панель мониторинга.
Слева у вас есть подробный список всех отчетов, которые вы можете создавать.
В центре находятся горячие ссылки для общих задач.
А справа у вас есть панель управления.
Чтобы начать, вам нужно нажать ссылку «Архивировать электронную почту» в центральном столбце. Вы попадете на панель архивной электронной почты.
Архивы управляются «профилями», поэтому для каждого электронного письма, резервную копию которого вы хотите создать, необходимо создать профиль. Это можно сделать либо введя свой адрес электронной почты в поле создания профиля, либо выбрав конкретный протокол в раскрывающемся списке «Дополнительно».
Вам будет предложено ввести пароль для авторизации доступа.
После того как программа проверит вашу учетную запись электронной почты в Интернете, будет создан ваш новый профиль.
На панели управления будет создан профиль, и теперь вы можете дважды щелкнуть его, чтобы заархивировать с сервера на ваш компьютер.
Примечание: поскольку программное обеспечение напрямую взаимодействует с вашим почтовым сервером, эта машина для архивирования даже не обязательно должна быть вашей электронной машиной, что полезно для резервного копирования за пределами офиса.
На практике">
После этого ваша электронная почта будет зарезервирована и доступна для поиска с помощью программного обеспечения Mailstore.
Заключение
Надеюсь, это натолкнуло вас на некоторые идеи, которые помогут вам почувствовать, что ваши электронные письма — это ресурс, а не куча мусора. Бесполезно оставлять их повсюду, если вы не сможете добраться до тех, которые вам нужны, и архивирование электронной почты, безусловно, является шагом в правильном направлении.
Если у вас есть какие-либо мысли по поводу архивирования электронной почты, сообщите нам об этом в комментариях ниже.
Изображение предоставлено: Юрий Самойлов
