В сфере обслуживания клиентов традиционный набор инструментов для совместной работы с клиентами давно нуждается в обновлении. Опираясь на разрозненные инструменты, команды сталкиваются с проблемами, связанными с потоком информации, коммуникацией и общей эффективностью проекта. Хотя на рынке существует множество инструментов управления проектами, Координат был специально разработан для оптимизации сотрудничества между предприятиями и внешними сторонами, такими как клиенты и фрилансеры. У нас была возможность протестировать программное обеспечение и поделиться своими впечатлениями в этом обзоре.
Это спонсируемая статья, которая стала возможной благодаря Координационному штабу. Фактическое содержание и мнения являются исключительной точкой зрения автора, который сохраняет редакционную независимость, даже если публикация спонсируется.
Что такое штаб-квартира Координата?
Координатная штаб-квартира, созданная в 2020 году опытными ветеранами управления клиентами Риком Моррисоном (генеральный директор) и Джадом Гарднером (технический директор), призвана преобразовать операции по обслуживанию клиентов в разных отраслях. Вдохновленная собственным опытом преодоления ограничений традиционных инструментов для совместной работы, платформа предлагает новое решение для оптимизации взаимодействия и управления проектами с внешними клиентами.
CoordinateHQ, созданный с учетом потребностей пользователей, имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, обеспечивающий быстрое и легкое внедрение. Его ориентация на сотрудничество позволяет клиентам получа
Contents
Что такое штаб-квартира Координата?
го времени, что способствует беспрепятственному сотрудничеству. Заменяя длительные переписки по электронной почте, этот инструмент обеспечивает прозрачность общения и повышает эффективность совместной работы.Начало работы
Если вы готовы попробовать Координировать штаб-квартиру , зайдите на официальный сайт и нажмите кнопку Начать бесплатно в правом верхнем углу. Добавьте свой рабочий адрес электронной почты или зарегистрируйте свою учетную запись Google, если вы используете ее в деловых целях. Это все, что вам нужно сделать, чтобы разблокировать бесплатную двухнедельную пробную версию КоординатаHQ, которая дает вам доступ к большинству функций, которые вам понадобятся для запуска вашего первого проекта. Я должен дать им основные баллы за то, что они не запрашивают данные вашей кредитной карты еще до того, как у вас появится возможность увидеть, что представляет собой этот инструмент.
CoordinateHQ делает все возможное, чтобы вы чувствовали себя как дома. После входа на платформу она активно знакомит вас с ее функциями, помогая быстро с ними ознакомиться. Я начал со вступительного видео, затем выполнил мини-задачи, в том числе создание проекта и приглашение первого соавтора. Вы можете сделать это для максимальной эффективности или приступить к изучению инструмента самостоятельно, если вы предпочитаете этот путь. Я сделал смесь того и другого.
Определение пользовательского опыта
На первый взгляд интерфейс Координата кажется немного разочаровывающим. Благодаря нейтральной цветовой гамме, состоящей в основ
Начало работы
серых элементов, он призван подчеркнуть функциональность. К счастью, вы можете добавить в него немного хлопот. Для обеспечения беспрепятственной интеграции бренда Координатный штаб-квартира позволяет пользователям загружать логотип своей компании и выбирать цвета, соответствующие палитре бренда.
Персонализируйте платформу на специальной странице настроек. Нажмите на свое имя в правом верхнем углу экрана и выберите Настройки. В меню слева в разделе Настройки аккаунта нажмите Ваш логотип и брендинг.
Создание проекта
Интуитивно понятный интерфейс CoordinateHQ позволяет легко создавать проекты. Перейдите в меню Проект и выберите Добавить проект, чтобы инициировать свой первый проект. Обязательно загляните в раздел Шаблоны, там я нашел несколько действительно полезных опций. В этой статье я фактически использовал Шаблон дизайн-проекта для клиентов.
При этом автоматически создается схема проекта. Вы можете поработать над тем, чтобы заполнить его уникальными деталями вашего проекта, включая краткое описание, цели и т. д. Хотя я должен признать, что я более неравнодушен к карточному макету приложений, таких как Trello, дизайн схемы проекта в Координате, несомненно, выполняет свою работу..
На странице проекта вы можете добавлять соавторов в качестве клиентов (внешних) или членов вашей команды (которых вы ранее добавили в настройках). После входа в Координационную штаб-квартиру они также смогут получить доступ к структуре проекта и другим сведениям, в зависимости от своей роли. Измените права пользователя в настройках. Администратор счетов имеет самый высокий уровень доступа, а Менеджер может получить доступ только к проектам, владельцем или соавтором которых он является.
Добавление задачи
Чтобы начать добавлять новые задачи, нажмите кнопку Изменить план. Если хотите, добавьте Описание для своей задачи и дату выполнения. Вы также можете включить контрольный список, прикрепить файлы или добавить теги. Не забудьте поручить это кому-нибудь, включая клиентов или членов внутренней команды.
В CoordinateHQ есть полезная опция, позволяющая назначать роли людям, работающим над вашим проектом, чтобы легко управлять общими обязанностями в проекте. Откройте Настройки и нажмите Роли проекта в разделе Управление данными. Роль по умолчанию — Менеджер проекта. Эту роль вы не можете редактировать (хотя вы можете назначить ей дополнительные роли на странице проекта).
Эта роль автоматически назначается Администратору счетов, но вы можете создать другие роли, например Клиент или Дизайнер. Затем подключите адрес электронной почты соавтора к роли, чтобы не всегда помнить, кто есть кто.
Когда вы назначаете роль задаче, система автоматически переназначает ее пользователю, зани
Создание проекта
пример, вы можете назначить задачу по изменению дизайна логотипа Дизайнеру. Если вы ранее назначили эту роль одному из членов вашей команды, его имя теперь будет отображаться при наведении курсора на задачу.Когда задача будет выполнена, ваши внешние сотрудники смогут увидеть уведомление на своей панели инструментов Координата и немедленно начать обмениваться сообщениями с назначенными членами команды. Это очень похоже на взаимодействие в реальном времени, когда вам не нужно навязчиво обновлять свой почтовый ящик, чтобы увидеть последние новости вашего проекта.
Настройка рабочего процесса
CoordinateHQ гарантирует, что вы никогда не пропустите важные обновления клиентов, даже если вы не проверяете постоянно свою электронную почту. У вас и вашей команды (включая клиентов) есть единый источник сведений о вашем проекте, обновлений и практических элементов. Больше не нужно рыться в папке «Входящие» или задаваться вопросом, где находится последняя версия файла. Благодаря этому рабочие процессы становятся более плавными и тратится меньше времени.
В качестве примера того, как вы можете улучшить свой рабочий процесс с помощью Координата, предположим, что вы меняете дизайн веб-портала вашего клиента и вам нужно знать каждый раз, когда в его интернет-магазин поступает новый продукт. Вашему клиенту не придется отправлять вам отдельное письмо каждый раз, когда в его дистрибуции появляется новый продукт. Вместо этого вы можете создать форму в КоординатеHQ через настройки. В Управлении данными перейдите к Формы и добавьте в форму нужные информационные поля. Например, Название продукта и Цена.
Вернувшись на панель управления Координата, вы можете добавить Ссылку на действие, которая запустит форму. Это означает, что клиенты могут добавлять информацию прямо со своей панели инструментов Координата. Заполнение формы автоматически создает новую задачу в структуре вашего проекта, фиксируя все детали для дальнейшего использования. Это очень просто и удобно, а настройка займет всего несколько минут. Вы также можете встраивать формы в задачи.
Хотя участники проекта получают электронные письма о ходе работы с последними обновлениями и новыми задачами от Координата, гораздо проще отслеживать электронные письма из одного источника, чем следить за бесчисленными цепочками электронных писем от нескольких сторон, которые могут иметь или не иметь к этому отношение. конкретный проект.
Управление проектами
Когда дело до
Добавление задачи
ами, Координат делает это очень легко. Нажмите Проекты в верхнем меню, чтобы быстро получить обзор всех ваших проектов на данный момент. Вы можете просмотреть краткую информацию, такую как Статус проекта, Теги, Менеджер и т. д. Вы можете использовать фильтры для просмотра проектов на основе по определенным критериям. Чтобы просмотреть все свои задачи, вы можете переключиться на вкладку Задачи.
Если вы хотите добавить в таблицу еще больше информации, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу. Я добавил поле % выполненных задач. Но что, если вы хотите добавить что-то, чего нет в списке?
Вы можете перейти к настройкам и нажать Настраиваемые поля в разделе Управление данными. Например, вы можете установить Флажок для того, был ли проект оплачен или нет.
Когда вы вернетесь к представлению своих проектов и щелкните значок шестеренки, вы увидите возможность добавить флажок в таблицу.
Цены
После истечения срока действия бесплатной пробной версии вам придется перейти на платный план, если вы хотите продолжать использовать Координатор. Существует пакет Pro по цене 65 долларов США на пользователя в месяц, который открывает еще несколько опций, включая возможность настройки собственного доменного имени и хранилища файлов до 100 ГБ.
CoordinateHQ также предлагает уровень Enterprise, но вам нужно будет связаться с их отделом продаж, чтобы обсудить детали.
Заключительные мысли
При использовании Координатора я обнаружил, что этот инструмент способствует эффективному управлению проектами, обеспечивая четкое общение, организованное управление задачами и совместную работу в режиме реального времени, что в конечном итоге приводит к более быстрому завершению проектов.
В отличие от электронной почты, где обновления легко затеряться или потеряться, Координатная штаб-квартира предлагает каналы активности в режиме реального времени, информируя всех о последних событиях в проекте и сводя к минимуму необходимость в обратной пересылке по электронной почте и обновлении статуса. Вам просто нужно не забывать проверять панель управления Координата каждый день!
Простота использования платформы — это то, что меня действительно впечатлило. Кроме того, если вы когда-нибудь застрянете, вы можете легко связаться с Координатором для сеанса один на один, что станет настоящим спасением в определенных ситуациях.
Хотя интерфейс в целом меня впечатлил, добавление полей вручную, например описаний задач, было немного утомительным. Это казалось лишним шагом, который можно было бы легко устранить, добавив поле для описания задачи по
Настройка рабочего процесса
возможности просмотра календаря для просмотра ваших проектов на временной шкале, поэтому вам, возможно, придется использовать для этого другой инструмент.С другой стороны, программа предлагает интеграцию Webhook API + Zapier (с новыми опциями в будущем), что позволяет значительно расширить функциональность и оптимизировать различные процессы. Например, они могут интегрировать Координатную штаб-квартиру с предпочитаемым им приложением-календарем, таким как Календарь Google, через Zapier.
Подводя итог, можно сказать, что Координировать штаб-квартиру зарекомендовал себя как мощный инструмент, который значительно улучшает рабочий процесс и способствует успешному выполнению проектов.
