Вам не придется вручную форматировать данные с помощью цветов и стилей, чтобы они выделялись. Благодаря условному форматированию в Microsoft Excel вы можете автоматически форматировать набор данных в зависимости от условий. Кроме того, Excel предоставляет пять предустановленных параметров условного форматирования, которые облегчают эту задачу.
Примечание. Учитывая все приведенные ниже правила условного форматирования, помните, что если вы измените данные ячейки и они больше не соответствуют критериям, форматирование будет удалено.
Выделить правила ячеек
Использование правил для выделения ячеек на основе значения, текста или даты, вероятно, является самым популярным типом условного форматирования в Excel. С помощью этой опции вы можете выделять ячейки со значениями, которые больше или меньше другого, текст, который содержит что-то конкретное, дату, происходящую в определенном интервале времени, или повторяющиеся значения.
Выделить значения
Contents
Выделить правила ячеек
це такие значения, как числа, валюты или проценты, вы можете выделить значения, связанные с другими. Вы можете отформатировать продажи больше или запасы меньше заданной суммы.- Выберите ячейки, которые хотите протестировать, перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование», выберите «Выделить правила ячеек», затем выберите условие, которое вы хотите использовать.
- Введите значение сравнения в поле слева от всплывающего окна. Либо введите ссылку на ячейку, содержащую это значение. Например, мы выделяем ячейки в выбранном диапазоне, которые больше «3000».
- Выберите выделение, которое нужно применить, в раскрывающемся списке справа. Мы выбираем «Светло-красная заливка».
- Нажмите «ОК», чтобы применить и сохранить форматирование.
Выделить текст
Возможно, вы хотите выделить какой-то конкретный текст в ваших ячейках. Вы можете использовать слово или даже одну букву для обозначения вашего состояния. Вы можете форматировать имена сотрудников, города или штаты, а также буквенные оценки.
- Выберите ячейки, которые хотите проверить, перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование», выберите «Выделить правила ячеек» и выберите «Текст, который содержит».
- Введите текст в поле слева от всплывающего окна. Например, мы выделяем ячейки, содержащие букву «А».
- Выберите выделение в списке справа. Мы выбираем «Зеленая заливка с темно-зеленым текстом».
- Нажмите «ОК», чтобы применить форматирование.
Выделить даты
Другой способ выделить значения — использовать даты. Вы можете выбрать определенный цвет для дат выполнения предстоящих счетов или задач с датами из прошлого.
- Выберите ячейки, которые хотите проверить, перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование», выберите «Выделить правила ячеек» и выберите «Дата возникновения».
- Выберите временной интервал во всплывающем окне. В качестве примера мы выбираем «В этом месяце».
- Выберите выделение из списка справа. Мы выбираем «Желтая заливка с темно-желтым текстом».
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить форматирование.
Совет. Если вы хотите выделить повторяющиеся значения в таблице с помощью этого параметра условного форматирования, ознакомьтесь с нашими полными инструкциями для поиск и удаление дубликатов в Excel .
Применить верхние или нижние правила
Если вы хотите выделить такие вещи, как самые высокие продажи, низкие результаты тестов или квартальную прибыль выше средней, вы можете использовать параметр условного форматирования «Правила верхних» или «Низких».
Выделить самый популярный процент
Возможно, вы ищете верхние числа в группе ячеек. Вы можете выделить верхний процент и при желании отрегулировать его.
- Выберите ячейки, которые хотите протестировать, перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование», перейдите к «Правила верхних/нижних значений» и выберите «Верхние 10%».
- Оставьте число «10» в поле слева от всплывающего окна или отрегулируйте это процентное значение, введя число или используя стрелки
Выделить даты
его, чтобы отображать верхние «20» процентов.
- В списке справа выберите форматирование, которое вы хотите применить. Мы выбираем «Красную границу».
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить и применить форматирование после просмотра предварительного просмотра.
Выделение ниже среднего
Также можно выделить суммы ниже среднего.
- Выделите ячейки, перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование», перейдите к «Правила верхнего и нижнего пределов» и выберите «Ниже среднего».
- /ol>
- Выберите форматирование, которое хотите применить, затем нажмите «ОК». Мы выбираем «Пользовательский формат», а затем в следующем окне выбираем «Жирный курсив».
- Нажмите «ОК», чтобы сохранить форматирование, которое вы видите в предварительном просмотре.
Совет. Знаете ли вы, что вы также можете использовать условное форматирование в Microsoft Outlook сделать определенные электронные письма популярными? Ознакомьтесь с нашими инструкциями по настройке.
Использовать панели данных
Еще одно полезное условное форматирование в Excel — панели данных. Вы можете применять к ячейкам цветные полосы, где длина каждой полосы представляет значение ячейки. Это позволяет быстро просмотреть большие и низкие показатели, например население города, запасы продукции или доход по местоположению.
- Выберите ячейки, которые хотите отформатировать, перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование» и выберите «Гистограммы данных», чтобы просмотреть параметры градиентной и сплошной заливки.
>
Применить верхние или нижние правилаoads/2024/05/Data-Bars-Options.jpg" alt="Параметры гистограммы данных">
- При наведении курсора на каждый параметр панели данных вы увидите предварительный просмотр выбранных ячеек.
- Выберите стиль и цвет, которые
Выделить самый популярный процент
decoding="async" src="https://saintist.ru/wp-content/uploads/2024/05/Data-Bars-Complete.jpg" alt="Применены панели данных">
Примечание вместо гистограмм вы можете используйте спарклайны Excel определить тенденцию в своих данных. Спарклайны – это мини-диаграммы из одной ячейки, которые визуализируют заданный диапазон данных.
Добавить цветовые шкалы
Возможно, вам нравится яркий цвет для быстрого определения значений, но вы предпочитаете разные цвета для представления значений. При использовании цветовых шкал цвета изменяются в зависимости от того, насколько высоки или низки значения.
Этот тип форматирования используется с тепловыми картами, показывающими температуру, население или доход по регионам, но вы можете так же легко использовать его для продаж, доходов или расходов.
- Выберите ячейки, которые хотите отформатировать, перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование» и выберите «Цветовые шкалы», чтобы просмотреть параметры цвета.
- /ol>
- Наведите курсор на каждую цветовую шкалу, чтобы просмотреть ее, а затем сделайте свой выбор. Вы можете использовать двух- или трехцветную шкалу, в зависимости от количества сравниваемых элементов.
Первый цвет шкалы соответствует наивысшему значению в группе. В больших группах элементов будут отображаться разные оттенки цвета в виде различий между значениями. В качестве примера мы выбираем вариант «Красный желтый зеленый».
Самые высокие значения выделены красным, средние значения — желтым, а самые низкие значения — зеленым, а промежуточные значения — разными оттенками этих цветов.
Выделение ниже среднегоalt="Значения цветовых шкал">
Совет. Если вам сложно получить правильные результаты из-за беспорядка в электронной таблице, сначала попробуйте очистка ваших данных .
Вставка наборов значков
Еще один вариант условного форматирования, который вы увидите в Excel, — это наборы значков. При этом типе форматирования значки размещаются рядом с ячейками в вашей группе в зависимости от их значений.
Коллекцию значков, которые вы используете, зависит от вас, но Excel предлагает некоторую помощь, классифицируя их как «Направления», «Фигуры», «Индикаторы» и «Рейтинги». Кроме того, вы заметите, что некоторые наборы содержат разное количество значков, что также полезно при выборе набора.
Выберите ячейки, которые хотите использовать, перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование», выберите «Наборы значков», а затем выберите нужный набор значков.
Например, у нас есть ряд рейтингов для наших городов, поэтому мы выбираем один из наборов «Рейтинги». Поскольку наши рейтинги оцениваются по шкале от одной до трех, набор «3 звезды» идеален.
В другом примере у нас есть количество участников в каждом из наших городов, и мы хотим быстро определить самое высокое и самое низкое число. Мы выбираем набор «Направленный» и параметр «3 треугольника», чтобы видеть самые высокие числа с зеленой стрелкой, направленной вверх, средние числа с желтым прямоугольником и самые низкие числа с красной стрелкой, направленной вниз.
Как редактировать правило условного форматирования
После того как
Использовать панели данных
е к листу Excel, вы можете внести изменения. Независимо от того, вносите ли вы изменения в диапазон ячеек или само форматирование, вы можете легко отредактировать существующее правило.- Перейдите на вкладку «Главная», откройте меню «Условное форматирование» и выберите «Управление правилами».
- Используйте раскрывающийся список вверху, чтобы выбрать правила, которые вы хотите просмотреть. Вы можете просмотреть их для выбранных ячеек, текущего листа или определенного листа в книге.
- Если вы хотите изменить только диапазон ячеек, сделайте это в соответствующем поле под надписью «Применяется к». В противном случае нажмите «Изменить правило» вверху.
- Внесите изменения в открывшееся окно «Редактировать правило форматирования», затем нажмите «ОК». В нашем примере мы меняем стиль значков.
- Нажмите «ОК», а затем «Применить», чтобы сохранить изменения.
- Ваш лист будет обновлен с учетом ваших изменений.
Как удалить правило условного форматирования
Если вы решите, что установленное вами правило условного форматирования вам больше не нужно, вы можете удалить его одним из двух способов.
Использование диспетчера правил условного форматирования
Вы можете удалить правило в Диспетчере правил условного форматирования одним нажатием к
Добавить цветовые шкалы
вкладку «Главная», откройте меню «Условное форматирование» и выберите «Управление правилами».
- Выберите правило, нажмите «Удалить правило» вверху, затем нажмите «ОК» и «Применить».
Используйте опцию «Очистить правила»
Другой способ удалить правило условного форматирования — использовать параметр «Очистить правила».
- Перейдите на вкладку «Главная», откройте раскрывающееся меню «Условное форматирование», перейдите к «Очистить правила» и выберите очистку правил для выбранных ячеек, всего листа, таблицы или сводная таблица. Обратите внимание: если у вас не настроено правило для определенного действия, оно будет выделено серым цветом.
- Ваше правило будет удалено.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли использовать два правила условного форматирования для одних и тех же ячеек?
При желании к одному и тому же набору ячеек можно применять различные правила условного форматирования. Например, вы можете выделить даты прошлого месяца красным текстом, а даты следующего месяца зеленым текстом. Выполните те же действия, которые вы видите здесь, чтобы добавить дополнительные правила в выбранные ячейки, но будьте осторожны, чтобы ваши правила не конфликтовали друг с другом.
Если возможно, что все правила могут применяться, но это может вызвать проблемы с форматированием, выберите первое правило для диапазона ячеек в Диспетчере правил условного форматирования, затем установите флажок «Остановить, если истинно». Это остановит выполнение остальных правил, если они также применимы.
Могу ли я создать собственное правило условного форматирования?
Помимо предустановленных правил условного форматирования, показанных здесь, вы можете настроить свои собственные. Выберите ячейки, которые вы хотите использовать, перейдите на вкладку «Главная» и нажмите «Условное форматирование ->Новое правило». Выберите тип правила вверху, настройте остальную часть правила в разделе внизу, затем нажмите «ОК», чтобы сохранить его.
Могу ли я использовать условное форматирование, чтобы выделить всю строку или столбец?
Вы можете настроить правило условного форматирования за пределами определенного диапазона ячеек. Итак, да, вы можете выделить всю строку или столбец в зависимости от условий. Выберите строку или столбец, затем настройте правило, как описано выше. Имейте в виду, что если у вас есть пустые ячейки, вы можете не увидеть форматирование на основе значения, текста или даты.
Изображение предоставлено: Pixabay . Все скриншоты сделаны Sandy Writtenhouse.
