У вас есть проблемы с расстановкой приоритетов и выполнением задач вовремя? Если вы хотите освоить новую технику управления задачами, попробуйте матрицу Эйзенхауэра. С его помощью вы можете расставить приоритеты задач в зависимости от срочности и важности, что поможет вам определить, какие задачи решать в первую очередь.
Что такое матрица Эйзенхауэра?
Как вы уже догадались, название «Матрица Эйзенхауэра» происходит от имени 34гопрезидента США Дуайта Д. Эйзенхауэра.
Как политический и военный лидер, ему приходилось выполнять множество важных задач каждый день
Contents
Что такое матрица Эйзенхауэра?
зенхауэра для управления своей рабочей нагрузкой. Этот метод помог ему, а теперь и нам, расставить приоритеты задач на основе срочности и важности.У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным.
— Дуайт Д. Эйзенхауэр
Матрица Эйзенхауэра, которую иногда называют матрицей срочности-важности или матрицей приоритетов, объединяет задачи в удобную для управления сеточную структуру.
В сетке есть два столбца и две строки. Там, где встречаются каждый столбец и строка, образуется квадрант, всего их четыре. Задачи размещаются в квадрантах, соответствующих их уровням срочности и важности.
Хотя формулировки могут различаться, концепция остается той же.
- Срочные и важные (квадрант 1) : задачи, которые следует выполнить в первую очередь и до конца дня.
- Несрочные и важные (квадрант 2) : задачи важные, но не срочные, поэтому их можно выполнить позже.
- Не важные и срочные (квадрант 3) : задачи, которые срочны, но не важны и должны быть делегированы другим.
- Не важно и не срочно (квадрант 4) : задачи, которые не являются ни срочными, ни важными и их вообще не следует выполнять.
<Как использовать матрицу Эйзенхауэра
Используя этот метод управления задачами, вы перестанете пытаться решить, какую задачу решить в первую очередь, поскольку матрица сделает это за вас. Разложите свои задачи по секторам и просто приступайте к работе.
Когда придет время решить, в какой квадрант добавить задачи, эти сведения помогут вам отсортировать элементы в списке.
- Квадрант 1 («Делай, делай сейчас, делай сегодня») : задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь, сейчас или сегодня. Подумайте о деле, срок выполнения которого истекает сегодня, о задаче, которая будет иметь пагубные последствия, если ее не выполнить немедленно, или о задачах из квадранта 2, которые стали срочными.
- Квадрант 2 (Сделать позже, Распланировать, Планировать) : задачи, которые необходимы, но не срочны и могут быть запланированы. Сюда входят задачи, которые требуют планирования, имеют зависимость или (пока) не попадают в квадрант 1. Многие из ваших задач, скорее всего, попадут в этот квадрант.
- Квадрант 3 (Делегировать, поручить) : менее важные, но более срочные задачи, которые вам следует делегировать кому-либо. Те задачи, которые не требуют ваших особых навыков и могут быть поручены другому человеку. Его часто называют квадрантом делегатов.
- Квадрант 4 (Не делайте, удалите) : задачи, которые вы вообще не будете выполнять и которые можете удалить. Сюда могут относиться задачи, которые вы переместили из других секторов, которые больше не являются важными или срочными, или те, которые вы считаете ненужными.
Инструменты и шаблоны матрицы Эйзенхауэра
Хотя вы можете легко использовать свое текущее приложение для управления задачами и его встро
Как использовать матрицу Эйзенхауэра
-то особенное для этого метода. Возможно, вам захочется ознакомиться с этими инструментами и шаблонами матрицы Эйзенхауэра.Используйте онлайн-матрицу Эйзенхауэра
Один потрясающий веб-инструмент, который вы можете использовать, предоставлен компанией Эйзенхауэр.me . Он предлагает квадранты «Сначала сделать», «Расписание», «Делегировать» и «Не делать», а также несколько полезных дополнительных функций. Инструмент бесплатный. Вы можете войти в систему, используя Google, Facebook или адрес электронной почты и пароль.
- Как только вы создадите бесплатную учетную запись, вы увидите матрицу Эйзенхауэра, готовую к вашим задачам. Введите задачу в разделе «Создать новую задачу» квадранта.
- Матрица отображает общее количество задач в каждом квадранте вверху каждого, количество выполненных задач внизу каждого и статистику по всем выполненным задачам вверху.
- Чтобы просмотреть дополнительные действия, выберите три точки справа от задачи. Быстрые действия включают «Отметить как завершенное» и «Удалить». Обратите внимание, что вы также можете отметить задачу как выполненную, установив галочку справа.
- Если вы выберете «Делегировать», вы увидите новое окно сообщения, открытое с использованием службы электронной почты по умолчанию, содержащее подробную информацию о задаче, готовую для завершения и отправки.
- Если вы выберете «Режим фокусировки», вам будет предложено ввести время, чтобы сконцентрироваться на этой конкретной задаче. Когда время истечет, вы можете отметить задачу как выполненную, сбросить таймер или использовать значок «X» в левом верхнем углу, чтобы выйти и вернуться в матрицу.
- Чтобы узнать больше, нажмите значок шестеренки в правом верхнем углу. Затем вы можете изменить фон, установить время режима фокусировки по умолчан
Инструменты и шаблоны матрицы Эйзенхауэра
l>
Используйте онлайн-менеджер задач и проектов
Онлайн-страницы инструменты управления проектами , структурированные в формате Канбан, также отлично подходят для матрицы Эйзенхауэра. Они дают вам визуальное представление, необходимое д
Используйте онлайн-матрицу Эйзенхауэра
ть такие приложения, как Trello, Asana, Monday или MeisterTask. В качестве примера настройки матрицы с помощью одного из этих инструментов мы используем Трелло .- Создайте доску для своей матрицы Эйзенхауэра и добавьте список для каждого квадранта, начиная со срочных, важных слева и заканчивая несрочными и неважными справа. При желании вы можете включить список выполненных задач в крайнем правом углу.
- Вставьте карточку для каждой задачи в соответствующем списке (квадранте). Выберите «Добавить карточку» и введите название задачи.
- Вы можете расположить задачи внутри квадранта в том порядке, который вам нравится. Перетащите карту вверх или вниз, чтобы разместить ее в нужном положении. Либо нажмите три точки в правом верхнем углу списка и выберите «Сортировать по», чтобы упорядочить карточки по дате создания или в алфавитном порядке.
- При желании откройте карточку, чтобы добавить к задаче дополнительную информацию. Вы можете добавить описание, метки, комментарии или контрольный список.
- Если вам нужно переместить задачу из одного квадранта в другой, просто перетащите карточку из текущего списка в новый.
- По мере выполнения задач в своих списках вы можете открывать карточки и выбирать «Архивировать», чтобы переместить их в «Архивированные элементы». Если вы включили список «Выполнено», как указано выше, просто перетащите в него карточку после выполнения задачи.
Совет. Есть еще несколько способов используйте Trello для управления проектами .
Используйте шаблон для Microsoft Word или Google Docs
Еще один хороший инструмент для матрицы Эйзенхауэра — это шаблон с настроенными и готовыми к использованию квадрантами. Если вы используете Microsoft Word или Google Docs, вы можете использовать этот бесплатный шаблон из Smartsheet .
- Открывая этот шаблон в любом приложении, вы увидите квадраты с цветовой кодировкой «Выполнить», «Решить», «Делегировать» и «Удалить» с краткой подсказкой о цели рядом с каждым.
- Просто введите задачи в квадранты в том порядке, в котором вы хотите, чтобы они были перечислены. Чтобы списки были аккуратными и понятными, вы также можете вставлять маркированные списки или создавать нумерованные списки, если хотите.
- После выполнения задачи вы можете использовать зачеркнутый текстовый формат, чтобы отметить ее или просто удалить из квадранта.
Используйте онлайн-менеджер задач и проектовы Эйзенхауэра в Документах Google">
Примечание. вы также можете составить контрольный список в Microsoft Word .
Используйте шаблон для Excel или Google Таблиц
Если вы предпочитаете шаблон для Microsoft Excel или Google Sheets, Vertex42 предлагает этот бесплатный Шаблон матрицы Эйзенхауэра .
- Начните с добавления своего имени или логотипа в правом верхнем углу, затем введите тему, название или цель в поле ниже.
- Добавьте задачи в каждый квадрант в предоставленных строках.
- Если вам нужно переместить задачу из одного квадранта в другой, выберите ячейку и перетащите ее в нужный квадрант.
- Удобной особенностью этого шаблона является то, что он также включает флажки, позволяющие легко отмечать выполненные задачи.
Попробуйте это: бесплатно Шаблоны Excel для управления вашим бюджетом .
Часто задаваемые вопросы
Следует ли ограничить количество задач в матрице?
Перегружать список задач никогда не стоит, поэтому старайтесь не добавлять слишком много задач в квадранты матрицы Эйзенхауэра, чтобы не перегружаться.
Как правило, оставляйте не более шести-восьми незавершенных задач в каждом квадранте одновременно. Если вы решите использовать онлайн-инструмент «Матрица Эйзенхауэра», описанный здесь, вы можете выбрать получение уведомления при добавлении более восьми задач в квадрант.
Что такое макет Канбана, упомянутый выше?
Визуальный макет используется в Канбан-метод гибкого управления проектами, в котором используются доски, списки (или категории) и карточки. Используя эту систему, вы перемещаете карточки из одного списка в другой по мере продвижения проекта, пока он не будет завершен.
Этот метод позволяет вам и вашей команде визуализировать этапы проекта и наблюдать за перемещением задач на каждом этапе.
Как лучше всего сосредоточиться на выполнении задач?
Может быть трудно сконцентрироваться на выполнении задач, если у вас много отвлекающих факторов. Рассмотрите возможность использования полезного инструмента, доступного для вашего устройства.
Например, вы можете проверить приложение, которое поможет вам оставаться сосредоточенным при использовании мобильного устройства. Вы также можете посмотреть Функция Focus Assist в Windows или попробовать Режим фокусировки на Mac от Apple.
Изображение предоставлено: Pixabay. Все скриншоты сделаны Sandy Writtenhouse.
Используйте шаблон для Microsoft Word или Google Docs
Используйте шаблон для Excel или Google Таблиц
Часто задаваемые вопросы
Следует ли ограничить количество задач в матрице?
Что такое макет Канбана, упомянутый выше?
Как лучше всего сосредоточиться на выполнении задач?
