Иногда, загружая документ из Интернета, вы замечаете, что он приходит в формате.PDF. Возможно, вы также заметили, что редактировать его сложно (если не невозможно!), и для открытия требуется собственная программа чтения. Новым пользователям выбор типа файла документа может показаться запутанным. Почему люди используют PDF-файлы? Не лучше ли что-нибудь вроде файла.DOCX?
На самом деле PDF-файлы очень полезны в своем деле! Они долгое время использовались для отправки документов в цифровом формате и не видят никаких признаков скорого исчезновения. Итак, почему люди используют PDF-файлы при отправке документов и где их можно использовать в повседневной жизни?
Читайте также: Как сохранить файлы в формате PDF в Windows 10 без дополнительного программного обеспечения
Преимущества PDF-файлов
Чтобы объяснить, давайте вернемся к вопросу «не будут ли файлы.DOCX лучше?». Проблема здесь в том, что каждый согласится использовать файл DOCX на своих устройствах. DOCX — это расширение файла, возникшее из Microsoft Word. Если другие люди хотят открыть документ, им нужно либо использовать Word, либо использовать текстовый редактор, который может открывать/импортировать файлы DOCX. Даже если они и смогут, форматирование может перепутаться в процессе. Это немного усложняет задачу обеспечения того, чтобы каждый мог прочитать документ.
Contents
Преимущества PDF-файлов
ъясненная-совместимость">К счастью, многие операционные системы полностью поддерживают PDF-документы. Это означает, что нам не нужно создавать один документ специально для пользователей Microsoft Windows, один для iOS и один для Linux — мы можем просто поместить его в PDF-файл, и каждый сможет его прочитать.
Когда использовать формат.PDF
Таким образом, лучшее время для использования PDF-файла — это когда вы понятия не имеете, в какой операционной системе будет открыт файл. Предположим, вы пишете руководство для веб-сайта, которое пользователи смогут загрузить. Этот веб-сайт могут посещать люди, использующие Windows, iOS, Linux и мобильные устройства, поэтому нам необходимо удовлетворить потребности каждого. В этом случае использование формата.PDF устроит всех и не усложнит ситуацию.
Более того, когда люди загружают руководство, оно может автоматически открываться в браузере пользователя. Такие браузеры, как Chrome и Firefox, имеют встроенные средства просмотра PDF-файлов, поэтому люди смогут быстро и легко прочитать ваш документ.
Также удобно отправлять документы по электронной почте. Если вы хотите отправить кому-либо документ (например, свое резюме), вы можете использовать для этого файл DOCX. Это может быть нормально, если получатель находится на своем компьютере, но если он в пути и разговаривает по телефону, ему может быть сложно прочитать документ. В этой ситуации вы можете прикрепить PDF-версию, охватывающую все аспекты.
Читайте также: Когда использовать формат.PDFfice">Как создать PDF-файл с заполняемыми формами в LibreOffice
Недостатки формата.PDF
Если кто-то когда-либо отправлял вам документ в формате.PDF, и вы хотели его отредактировать, вы уже столкнулись с одним из основных недостатков! Чтобы отображаться в нескольких операционных системах, PDF-файл больше похож на цифровую копию исходного документа, чем на настоящий. Таким образом, редактирование файла DOCX вместо файла PDF чем-то похоже на редактирование текста на доске вместо редактирования фотографии указанной доски. Это возможно, но намного сложнее!
Когда не следует использовать формат.PDF
Не используйте формат.PDF, если вам нужен «живой документ», который смогут редактировать другие. Вы можете добавлять редактируемые поля в PDF-файл, но для полномасштабного редактирования формат.PDF не идеален. Надеюсь, если вы работаете с другими людьми, вы будете знать, какие операционные системы они используют, и сможете договориться о типе файла, который подойдет всем. По крайней мере, каждый может использовать облачный сервис документов, такой как Google Docs. Сохраняйте PDF-файлы на тот случай, если вам нужно, чтобы каждый мог прочитатьдокумент; не используйте его, когда каждый должен иметь возможность редактироватьего.
Документирование решений
Учитывая, насколько они отличаются от других документов, может быть непонятно, почему вообще используется формат.PDF. Теперь вы знаете, почему и как они используются, а также в каких случаях их лучше оставить.
Как часто вы используете PDF-файлы в повседневной жизни? Расскажите нам ниже!
