Электронная таблица — один из незаменимых инструментов в современной рабочей среде. Люди используют его для организации чего угодно: от простого списка покупок в две колонки до сложного бюджета компании, состоящего из нескольких листов и файлов. Но по крайней мере один вариант использования электронной таблицы не подходит: организация данных. Лучшим решением для управления и организации сложных данных является использование базы данных.
Причина, по которой многие пользователи электронных таблиц не хотят прикасаться к базе данных, заключается в том, что у людей сложилось о ней «страшное и сложное» представление. К счастью, есть Воздушный стол — современная облачная реляционная база данных с простым подходом к работе с электронными таблицами, которая поможет вам организовать практически любые данные. Он обеспечивает совместную работу, поэтому вы можете работать с базой данных вместе со своими коллегами, а также синхронизирует данные на всех устройствах через браузер и мобильные приложения, чтобы поддерживать актуальность данных.
Если вы знакомы с Microsoft Access в Windows или Filemaker Pro на Mac, вам не о чем беспокоиться, потому что Airtable будет проще в использовании. Для тех, кто не знаком с концепцией базы данных, Airtable предлагает пошаговые руководства и видеоуроки, которые помогут вам идти в ногу со временем.
Быстро начните с шаблонов
Единственное, что вам нужно сделать, чтобы начать использовать Airtable, — это зарегистрировать бесплатную учетную запись. Он поставляется с неограниченным количеством баз и неограниченным числом соавторов, с ограничением в 1200 записей на базу и 2 ГБ места для вложений на базу. Для тех, кому нужно больше, существуют платные планы обновления, но большинству частных пользователей будет более чем достаточно бесплатного плана.
Чтобы помочь вам начать как можно скорее, Airtable предоставляет вам шаблоны. После процесса регистрации вам будет предложено выбрать минимум три примера использования базы данных. Доступные варианты варьируются от отслеживания проектов до инвентаризации стендов с лимонадом, от редакционного календаря блога до планирования свадьбы.
Для тех, кто не знаком с базой данных, самый быстрый способ начать — использовать существующие примеры и изменить их в соответствии со своими потребностями. Откройте один из выбранных вами примеров и осмотритесь, чтобы ознакомиться. Но если вы ветеран, вы можете сразу перейти к созданию новой базы данных, нажав значок «Плюс (+)».
В качестве примера давайте откроем базу данных Study Guide. Он создан, чтобы помочь студентам следить за учебой. Обманчиво простой интерфейс электронных таблиц скрывает множество мощных функций. Вы можете добавлять и настраивать строки и ячейки в соответствии со своими потребностями, вставлять медиафайлы в качестве вложений в отдельную строку, добавлять и удалять таблицы для отслеживания других школьных предметов, которые нужно изучать, добавлять индивидуальные представления и многое другое.
Но вместо того, чтобы объяснять их по отдельности, лучше попробовать их самостоятельно и почувствовать, как все работает. Чтобы помочь вам, нажимайте на разноцветные кружки в правом нижнем углу экрана, и они покажут вам шаги для достижения чего-либо.
Например, вы можете ввести данные, используя форму вместо ячеек электронной таблицы, нажав значок «Развернуть» рядом с номером строки.
Вы также можете создать собственную форму, которой сможете поделиться с друзьями, и их данные будут автоматически заполнять базу данных. Для этого нажмите «Основной вид» и выберите «Форма».
Затем настройте форму и нажмите «Поделиться». Вы получите ссылку, которой сможете поделиться с другими. Используя приведенный выше пример учебного пособия, мы можем использовать совместное использование форм в учебной группе, где каждый участник может внести свой вклад в тему.
Почему Airtable?
Использование Airtable вместо настольных приложений баз данных имеет ряд преимуществ, таких как:
- Он находится в облаке, поэтому все хранится и резервируется без необходимости каких-либо действий. Ваши данные всегда в безопасности и доступны, пока вы можете подключиться к Интернету.
- Он поддерживает многопользовательский режим, поэтому вы можете сотрудничать с другими при заполнении ваших данных и добиваться большего за меньшее время.
- Он интуитивно понятен и прост в настройке. Новые пользователи могут начать работу в кратчайшие сроки, не тратя время на обучение.
- Его можно настраивать, используя множество типов полей. Вы можете создать практически любую базу данных в соответствии с вашими потребностями.
- Он основан на браузере, поэтому вам не нужно ничего скачивать. Его также легко использовать, и его можно открыть где угодно. Для тех, кто работает с помощью мобильного устройства, есть приложение для iOS (и бета-версия для Android).
- Он поддерживает интеграцию с множеством других приложений, таких как Evernote, Slack, Pinterest, Twitter, Asana, Dropbox, Pocket, Instagram и многими другими.
И самый большой вопрос начинающих пользователей: почему им следует использовать базу данных вместо электронной таблицы? Ответ простой: база данных больше подходит для организации большого объема данных, а электронная таблица лучше подходит для выполнения большого количества вычислений.
Этот краткий обзор Airtable лишь поверхностно описывает его возможности. Я предлагаю попробовать Airtable. Это бесплатно. Тогда поделитесь своими мыслями и мнением в комментариях ниже.
